Jika anda ingin membuat perubahan nyata dalam hidup anda, anda harus
terlebih dahulu memulai dengan belajar bagaimana secara efisien
mengelola waktu anda. Siapa pun yang mengetahui bagaimana mengelola
waktu, akan juga mengetahui bagaimana mengelola hidup. Manajemen waktu
yang baik adalah tentang prioritas yang tepat, baru setelah itu tercipta
manajemen yang tepat untuk hidup anda. Kualitas hidup anda tergantung
pada manajemen yang cerdas dari waktu anda dan bukan oleh jumlah energi
yang anda konsumsi pada apa yang anda lakukan.
Apakah anda selalu merasa kehabisan waktu dan anda tidak dapat melakukan apa yang dijadwalkan?
Apakah anda selalu merasa bahwa anda tidak memiliki cukup waktu untuk diri sendiri?
Apakah anda merasa bahwa anda hidup dan bekerja di lingkungan yang penuh tekanan tanpa hasil positif?
Jika jawaban untuk salah satu pertanyaan di atas adalah YA, maka
sudah saatnya untuk mengubah hidup anda dan mulai menghabiskan waktu
anda dengan bijaksana dan efisien. Anda harus berjanji pada diri anda
sendiri bahwa anda akan menjadi lebih terorganisasi dan fokus pada
tujuan anda dan bahwa anda akan menggunakan waktu untuk kebaikan anda
sendiri.
1. Menguasai daftar hal-hal yang harus anda lakukan (to-do lists)
To-do lists yang baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan
kegiatan anda saat ini serta tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam
waktu dekat. Untuk setiap item dalam daftar, anda harus menentukan kapan
dan berapa banyak waktu yang anda butuhkan untuk menyelesaikannya.
Tugas yang berulang dapat direncanakan untuk hari-hari tertentu di mana
anda memiliki waktu yang tepat untuk menyelesaikannya.
Anda tidak boleh meremehkan pentingnya perencanaan tugas-tugas anda.
Sebuah rencana yang baik dan akurat dapat memberikan anda kontrol yang
besar dari waktu anda. Anda harus menyadari apa yang terpenting bagi
anda dan menempatkannya pada urutan atas di daftar anda.
2. Buat rencana SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline)
Rencanakan tugas yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga
anda akan lebih santai menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan.
Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di awal minggu (Senin atau
Selasa), sementara tugas-tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar
pertengahan minggu, dan mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat) waktu
anda bisa sedikit lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah
menumpuk kelelahan dan stres sebagai akibat dari pekerjaan di hari-hari
sebelumnya.
3. Belajarlah untuk mengatur prioritas anda
Anda harus belajar bagaimana secara efisien mengatur
prioritas-prioritas anda. Tugas yang paling penting harus berada di
peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip
Pareto di mana 80 % dari prestasi anda dihasilkan dengan melakukan 20 %
usaha anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan
sederhana. Jangan mengabaikan tugas-tugas penting anda untuk mencapai
hasil yang tidak signifikan.
4. Kunci manajemen waktu yang sukses adalah delegasi
Kunci sukses manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba untuk
menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat
diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada
mereka. Ini adalah satu-satunya cara dimana anda dapat memiliki waktu
yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang benar-benar penting
bagi anda. Pada saat yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan,
lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena
mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang
anda perlukan untuk mengulang pekerjaan anda akan lebih banyak
dihabiskan dibanding waktu yang anda perlukan untuk mengerjakan
pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat
memberikan banyak manfaat bagi orang-orang yang harus melakukan banyak
kegiatan.
5. Jangan takut untuk mengatakan ‘TIDAK’
Anda harus belajar untuk sekali-sekali mengatakan TIDAK dan menolak
tugas-tugas yang tidak dapat anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan
merasa stres, maka lebih baik untuk menolak undangan pergi makan siang
atau makan malam keluarga. Anda harus menyadari bahwa anda tidak dalam
kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam sekejap. Anda harus
belajar untuk memilih tugas yang anda benar-benar ingin lakukan atau
yang perlu diselesaikan.
6. Membagi tugas yang panjang dalam kegiatan yang lebih kecil
Teknik lain yang akan membantu anda dalam manajemen waktu adalah
dengan memecah tugas-tugas panjang yang biasanya anda tidak ingin
melakukannya atau terlalu sulit menjadi beberapa kegiatan yang lebih
kecil dan lebih mudah dikelola. Ini akan mengelola baik stres maupun
waktu anda. Anda misalnya, dapat meluangkan waktu 10 menit setiap hari
untuk bekerja pada tugas yang tidak menyenangkan atau panjang. Dengan
menggunakan pendekatan ini, secara bertahap anda akan memiliki beberapa
kemajuan, anda akan merasa lebih baik dan pada akhirnya anda akan dapat
menyelesaikan aktifitas dengan cepat daripada terus menerus
menunda hal tersebut.
7. Perfeksionisme membutuhkan waktu
Anda harus mencoba menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa akhir
dalam mencari kesempurnaan untuk hal-hal sepele adalah buang-buang waktu
dan tidak akan memberikan anda cukup waktu untuk menangani tugas-tugas
yang lebih berguna dan mungkin lebih menyenangkan.
8. Kenali waktu dimana anda lebih produktif
Adalah normal bahwa kinerja Anda tidak sama sepanjang waktu. Ada
saat-saat dimana anda lebih produktif sementara di saat lain
produktivitas anda menurun karena berbagai alasan. Fase ini dapat
terjadi pada hari yang sama. Dengan asumsi bahwa anda bekerja 8 jam
sehari, ini memberi anda sekitar 1.800 jam kerja per tahun. Temukan
periode waktu dimana anda lebih produktif dan di saat tersebut cobalah
untuk menangani tugas yang paling sulit.
9. Cobalah untuk tidak menunda hal-hal untuk nanti
Anda perlu belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika
perlu ditangani. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu,
karena di bawah tekanan waktu anda lebih mungkin untuk melakukan
kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah.
10. Hindari hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian anda
Selama jam kerja, cobalah untuk menemukan saat-saat di mana tidak ada
yang bisa mengganggu anda melakukan aktivitas. Jika anda memiliki
kebijakan pintu terbuka, anda mungkin harus menutupnya sesekali. Jika
seseorang datang ke kantor anda ketika anda memiliki tugas yang harus
diselesaikan, tolaklah secara lembut permintaannya dan jadwalkan waktu
lain untuk bertemu dengan mereka.
12. Jangan lupa diri anda sendiri
Ketika anda membuat
rencana,
jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan dengan kesenangan dan
waktu istirahat untuk anda sendiri. Selama waktu ini, pastikan bahwa
anda benar-benar berhenti dari pekerjaan anda, santailah dan isi ulang
baterai anda. Jika diperlukan cobalah untuk tidur selama setengah jam
dan selama waktu itu lakukan sesuatu yang anda sukai dan membuat anda
tenang. Setengah jam memang tidak membuat perbedaan dalam tidur anda,
tetapi dapat memberikan kepuasan dan mempersiapkan anda lebih baik di
hari berikutnya. Beri penghargaan untuk diri anda sendiri ketika anda
berhasil menyelesaikan pekerjaan yang melelahkan.
12. Menganalisa dimana anda menghabiskan waktu anda
Untuk dapat mengoptimalkan waktu anda lebih baik, anda harus terlebih
dahulu memahami di mana anda menghabiskan waktu anda. Untuk melakukan
itu, anda dapat menggunakan log (catatan rekaman) untuk merekam
aktivitas anda. Anda harus melakukan itu selama 2-3 minggu. Dalam log,
anda harus mencatat semua yang anda lakukan per jam ketika anda terjaga,
berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk setiap tugas, aktivitas,
pertemuan dan berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk istirahat
dan tidur. Setelah anda memiliki informasi ini di log, anda dapat mulai
menganalisa di mana anda menghabiskan waktu anda dan buatlah perubahan
yang diperlukan untuk mengoptimalkan waktu anda. Anda harus fokus pada
kegiatan yang paling penting untuk diselesaikan. Hindari kegiatan atau
tugas yang tidak memberikan nilai tambah. Sebagai contoh, setelah
dilihat pada log anda, anda melakukan pengecekan email sebanyak 10 kali
dalam sehari; anda harus meminimalkan menjadi hanya beberapa kali per
hari.
13. Selalu rencanakan waktu untuk kegiatan tak terduga
Masukkan dalam rencana anda waktu ekstra untuk tugas-tugas dan
kegiatan tak terduga. Revisi rencana anda secara teratur dan alokasikan
waktu untuk kegiatan tak terduga. Hal-hal yang beresiko akan memakan
waktu anda misalnya masalah dengan PC anda, dan miliki solusi alternatif
yang untuk mengatasinya.
Manajemen waktu adalah suatu keterampilan yang memerlukan waktu untuk
menguasainya sehingga mulailah bekerja dengannya! Pada akhirnya,
manajemen waktu akan memberi anda waktu tambahan yang anda butuhkan
untuk dapat menikmati apa yang paling penting bagi anda dan mengubah
hidup anda menjadi lebih baik.